Fábio Rios, CEO Plugar Data Intelligence
Você recebeu, do presidente da empresa, a missão de construir um processo de inteligência. Após fazer todo o tema de casa no detalhe – entrevistando decisores, ouvindo suas dores, criando árvore de inteligência completa, KITs e KIQs bem definidos, fontes de informação mapeadas -, você então conversa com a sua TI para criar um Portal de Inteligência.
A TI pergunta o que você quer e você, assertivamente, fala sobre a importância de funcionalidades para monitoramento, de recursos para favorecer a colaboração, sobre elementos que permitam a sistematização do processo e seções para a formalização da prática dentro da organização (se você não leu, recomendo a leitura do meu artigo: “4 Pain Points que explicam por que sua empresa deveria ter um Portal de Inteligência”).
O Portal vai ao ar e começa a ser utilizado. Clientes de inteligência, profissionais da área como analistas e especialistas, entre outras pessoas, consultam informações, fazem solicitações, acessam produtos, análises e relatórios, deixando comentários e colaborando com o processo. Tudo aparentemente vai bem quando você se pergunta: como evoluir meu Portal de Inteligência? Em qual estágio de maturidade meu Portal efetivamente está e como seguir em frente?
Com a experiência de construir e evoluir dezenas de Portais de Inteligência em inúmeras empresas por todo o Brasil, acabei identificando 5 estágios de maturidade comuns em todas as iniciativas de que participei. E é importante dizer desde já que uma empresa não precisa começar pelo primeiro estágio para implantar um Portal de Inteligência.
O único alerta, entretanto, é lembrar que um processo de inteligência precisa ser construído com engajamento, com a participação de pessoas- chave e, neste sentido, pode muitas vezes mexer na cultura não só dessas pessoas, mas da própria organização. Vamos aos estágios, então.
PORTAL INFORMATIVO
O primeiro estágio que identifiquei é o que denomino Portal Informativo. Aqui, a preocupação é institucional e o mero compartilhamento de informações. O que percebemos nessa fase é:
- Comunicação sobre a área de inteligência, missão, visão, objetivos, equipe, entre outros conteúdos institucionais;
- Publicação de notícias e outras informações qualificadas de interesse do público do portal;
- Armazenamento e disponibilização de relatórios, estudos, entre outros produtos de inteligência prontos para consumo;
- Apresentação de indicadores e outros conteúdos quantitativos de interesse do público do portal;
- O estabelecimento de um canal de comunicação para algum tipo de interação entre o público do portal e a área de inteligência, como Fale Conosco e outros formulários de contato.
O principal objetivo neste primeiro estágio do Portal de Inteligência é torná-lo um canal legitimado na organização para encontrar informações, relatórios e demais conteúdos de interesse para apoio em processos de tomada de decisão.
PORTAL COLABORATIVO
Neste estágio, o foco é a troca de informações para alimentar tanto a área de inteligência com dados primários quanto a empresa com estudos e relatórios. Algumas das funcionalidades identificadas nesse momento são:
- Para provocar a troca de informações entre a área de inteligência e o público alvo do portal, como Redes e Fóruns;
- Recursos de Comentários em informações e notícias disponíveis no portal para fomentar debate e troca entre área de inteligência e seu público;
- Mecanismos que proporcionem colaboração na visualização e tratamento de informações e estudos disponíveis aos usuários do Portal de Inteligência;
- Componentes como agendas compartilhadas e enquetes para proporcionar maiores interações em torno da questão da inteligência.
O principal objetivo neste segundo estágio do Portal de Inteligência é torná-lo um canal que permita a troca de informações e o debate colaborativo entre seus usuários e a própria área de inteligência.
PORTAL DE SERVIÇOS
Funcionalidades para a produção e geração de serviços de Inteligência é o que encontramos nesse estágio de maturidade. Alguns componentes identificados nesta etapa são:
- Recursos de apoio aos analistas para produção de inteligência, como fluxos de análise, funcionalidades de mineração de textos, taxonomias, entre outros;
- Integração com software de governança e produção de inteligência com técnicas de análise e recursos para disseminação;
- Facilidades para solicitação de inteligência por parte dos públicos de relacionamento do portal, estabelecendo uma referência em apresentação de problemas e recebimento de produtos sob demanda;
- Ambiente de autosserviço para consumo de inteligência.
O principal objetivo neste terceiro estágio do Portal é torná-lo uma ferramenta de produção e prestação de serviços de inteligência para o seu público alvo, assim como um ferramenta de autosserviço para consumo de inteligência.
PORTAL INTEGRADO
Nesse quarto estágio de maturidade é que identificamos a integração com sistemas internos. São indícios de um Portal de Inteligência neste estágio:
- Integração de funcionalidades do Portal de Inteligência com outros sistemas de informação da organização, como BI, CRM, Ferramentas de Acompanhamento Comercial, entre outras;
- Comparação de indicadores e outras informações coletadas e qualificadas do ambiente externo junto a dados internos;
- Outras ações de interação formal entre a área de inteligência com outros processos da organização.
O principal objetivo neste quarto estágio do Portal é torná-lo uma ferramenta integrada com demais aplicações da organização que apresentarem conteúdos pertinentes para serem tratados em comparação com os produtos de inteligência, impactando formalmente e de maneira integrada com outros processos da empresa.
PORTAL DE INTELIGÊNCIA PLENO
Atingir o status de ambiente único de inteligência para a organização é o que esperamos desse estágio. A centralização das iniciativas em torno de inteligência na organização, tornando-se um canal de referência para apresentação, promoção, colaboração, produção e disseminação de inteligência de todos os processos de uma empresa é o indicador de que este estágio foi atingido.
O principal objetivo neste quinto estágio do Portal é torná-lo a principal referência em ambiente de oferta e consumo de produtos de inteligência da empresa, realmente fazendo com que todas as iniciativas de análise do ambiente externo não deixem de passar por uma área centralizada da organização. Quanto mais informações puderem ser organizadas em um único ambiente, maior o ganho em torno de análises de grandes volumes com conceitos de Big Data, por exemplo.
Claro que existe um árduo caminho para que as empresas realmente atinjam o quinto estágio de maturidade. É preciso muita governança para isso, e nem sempre o ambiente de competição nos concede esse tempo. De qualquer forma, situar esforços na gestão do seu portal de Inteligência e saber como evoluir é o primeiro passo. Ter um norte a seguir contribui para chegar lá. Vamos nessa?
*Texto originalmente publicado no blog da Revista Amanhã.
