5 motivos para usar ferramentas ao organizar a área de Inteligência

Muitas são as atividades de quem gerencia uma equipe de Inteligência. Entre elas, está organizar a agenda de visitas, dividir tarefas de coleta e análise, estar atento aos prazos dos produtos de Inteligência a serem gerados e comunicados, lidar com um grande volume de dados e outros afazeres.

E para dar conta de tudo isso, o apoio de uma solução tecnológica pode ser muito bem-vindo. Mas você conhece os benefícios que a utilização de ferramentas pode trazer para a sua área de Inteligência? Pois saiba que a era digital oferece diversos recursos destinados a auxiliar você nestas atividades.

Ocorre que, quanto mais simples for o processo, melhor uso será feito da tecnologia. Isso porque processos mais complexos exigem um trabalho mais aprofundado e, logo, mais atenção humana. Por outro lado, quando o trabalho não necessita de tanto esforço, a automatização é capaz de trazer resultados mais precisos em um período mais curto de tempo.

Sendo assim, separamos cinco motivos para você adotar o uso de ferramentas para organizar as atividades que fazem parte da rotina da sua área de Inteligência. Confira:

 

1. Facilita o gerenciamento de atividades

Com a utilização de ferramentas como o Trello e Taskmind, fica mais fácil monitorar as atividades de cada membro da equipe. Com estas soluções, você consegue, por exemplo, controlar as tarefas individuais, acompanhar o andamento da geração dos produtos de Inteligência e montar planejamentos a partir da divisão de responsabilidades.

Manter o calendário organizado é de fundamental importância para uma área que atua com prazos apertados. Portanto, poder utilizar recursos inteligentes para se manter organizado torna-se um grande diferencial.

 

2. Ajuda a organizar arquivos de coleta e análise

Outra questão fundamental para a área de Inteligência é manter a organização dos arquivos, sejam eles oriundos de estudos prontos, relatórios já avaliados ou elementos de coleta e análises em andamento. O método mais vantajoso é optar pela utilização dos dados em nuvem por meio de ferramentas como o Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Com isso, você pode ter acesso a tudo o que foi produzido, estando em qualquer lugar, além de contar com uma plataforma onde todos compartilham conteúdo, permitindo, por exemplo, que um membro da equipe finalize o trabalho iniciado por outro. Lidar com este conjunto de informações com o uso dessas ferramentas ainda pode ajudar na organização do seu banco de dados.

 

3. Reduz os esforços operacionais da sua equipe com a ampliação da capacidade analítica

Implantando ferramentas de automação, muitas atividades poderão ser realizadas com muito menos esforço. Ou seja, uma tarefa que antes era executada manualmente todos os dias por algum colaborador da área de Inteligência, agora, poderá ser realizada de um modo muito mais prático e eficiente.

Um exemplo comum se aplica a áreas que precisam coletar muitas informações de diversas fontes todos os dias: com a criação de robôs automatizados de coleta, esta função será executada automaticamente pelo sistema. Este recurso, além de aliviar o trabalho operacional, permite que os membros da equipe tenham mais tempo e disponibilidade para atividades mais nobres de análise e interação com os clientes de Inteligência. Uma solução pioneira que pode auxiliar você com esta automação é a tecnologia de captura automatizada da Plugar.

 

4. Permite que você analise o desempenho das duas ações

A ferramenta de marketing digital mais popular utilizada para esta função é o Google Analytics. É importante que possamos acompanhar de perto o desempenho de nossas atividades, como o monitoramento de visitas em nosso Portal de Inteligência, não só para sabermos o que está gerando resultados positivos de atração, mas também para reconhecer onde podemos melhorar na proposição de um monitoramento mais preciso para a tomada de decisão. O Analytics permite que a avaliação seja feita nos mínimos detalhes, como conhecer produtos mais acessados, temas de maior interesse e estudos com maior procura.

 

5. Aumenta a produtividade por meio da padronização dos processos da área de inteligência

Definidas as funções de cada ferramenta que sua área de Inteligência irá utilizar, sua equipe terá uma linha de trabalho padronizada. Ou seja, para cada tarefa a ser executada, o colaborador saberá qual recurso utilizar.

Isso otimiza a troca de informações entre os integrantes e garante um nível de serviço replicável pela definição de procedimentos pré-estabelecidos, além de facilitar o trabalho de, por exemplo, quem está começando na empresa. Com isso, o aumento de produtividade será consequência de um ambiente profissional bem melhor organizado.

Agora que você já conhece as vantagens e os motivos para o uso de ferramentas na área de Inteligência, que tal começar a utilizá-las para otimizar a organização das atividades da sua equipe?

 

Se quiser saber mais, entre em contato conosco e conheça tudo que podemos fazer pela sua marca.

 

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